ONLYOFFICE PDF Editor: come modificare il testo di un PDF gratis

Creato con AI. Immagine generata o modificata mediante intelligenza artificiale.

Devi correggere una parola, una data o un'immagine dentro un PDF senza acquistare subito un programma a pagamento? ONLYOFFICE Desktop Editors include un editor PDF gratuito che lavora anche sui file salvati nel computer. Permette di modificare il testo, aggiungere oggetti, gestire le pagine, compilare moduli e utilizzare l'OCR per recuperare testo da una scansione.

Il risultato dipende però da come è stato creato il documento. Un PDF digitale con testo selezionabile è molto più semplice da correggere di una pagina acquisita con lo scanner. In questa guida vediamo come riconoscere i due casi, quali passaggi seguire e quando è meglio conservare il documento originale senza modificarlo.

Che cos'è ONLYOFFICE Desktop Editors

ONLYOFFICE Desktop Editors è una suite per Windows, macOS e Linux che comprende editor per documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli e PDF. L'applicazione desktop è gratuita e il codice sorgente è pubblicato con licenza AGPL-3.0 nel repository ufficiale del progetto.

Per lavorare sui file locali non è necessario creare un account e non serve una connessione Internet. Le connessioni a servizi cloud, i plugin e gli eventuali fornitori di funzioni AI sono opzioni separate: se vengono attivati, il trattamento dei dati dipende anche dal servizio scelto.

Al controllo del 4 agosto 2026 la versione stabile indicata dal changelog ufficiale è ONLYOFFICE Desktop Editors 9.4.0, pubblicata il 19 maggio 2026. L'interfaccia può cambiare negli aggiornamenti successivi, ma la procedura di base resta simile.

Come scaricare e installare ONLYOFFICE in modo sicuro

1. Apri la pagina ufficiale di ONLYOFFICE Desktop Editors.
2. Scegli il pacchetto adatto al sistema operativo. Per Windows sono disponibili installer EXE e MSI; esistono pacchetti anche per Linux e macOS.
3. Controlla che il download provenga dal dominio ufficiale e avvia l'installazione.
4. Leggi le opzioni mostrate dall'installer prima di associare automaticamente tutti i documenti al programma.
5. Al primo avvio seleziona Apri file locale e scegli il PDF da correggere.

Su Windows l'installazione richiede normalmente i diritti di amministratore. Le specifiche minime indicate dal produttore partono da un processore dual-core da 2 GHz, 2 GB di RAM e 2 GB di spazio libero, ma PDF lunghi, scansioni ad alta risoluzione e molti oggetti richiedono più memoria.

Prima verifica: il PDF contiene testo oppure è una scansione?

Apri il documento e prova a selezionare una singola parola con il mouse:

• se riesci a evidenziare lettere e parole, il PDF contiene testo riconoscibile e puoi provare la modifica diretta;
• se viene selezionata tutta la pagina come una fotografia, il documento è probabilmente una scansione e serve il riconoscimento OCR;
• se il file è protetto o firmato digitalmente, fermati e conserva una copia originale prima di intervenire.

Salva sempre una copia del documento: lavora sul duplicato e confronta il risultato prima di inviarlo.

Come modificare il testo di un PDF con ONLYOFFICE

La procedura pratica è questa:

1. duplica il PDF originale e apri la copia in ONLYOFFICE;
2. passa alla modalità Modifica PDF;
3. scegli Modifica testo;
4. fai clic nel blocco che contiene la parola o la frase da correggere;
5. modifica il contenuto e, se necessario, regola carattere, dimensione, colore, allineamento e spaziatura;
6. salva con un nome diverso, per esempio documento-corretto.pdf;
7. riapri il nuovo file e controlla tutte le pagine interessate.

Il programma riconosce i testi come riquadri e oggetti. Questo spiega perché una correzione breve, come cambiare una data, di solito è semplice, mentre riscrivere un intero paragrafo può spostare righe e spazi. Un PDF non funziona come un documento Word: spesso memorizza la posizione precisa di ogni elemento della pagina invece della struttura logica del testo.

Se il carattere usato nel documento non è installato o non è incorporato nel PDF, ONLYOFFICE può sostituirlo con un font simile. Prima di consegnare il file confronta quindi titoli, simboli, accenti, tabelle e interruzioni di riga con l'originale.

Come modificare immagini, collegamenti e pagine

L'editor PDF permette anche di intervenire su diversi oggetti presenti nella pagina. Puoi inserire o regolare immagini, caselle di testo, tabelle, forme, collegamenti, grafici, simboli ed equazioni. Le funzioni disponibili dipendono dalla struttura del file e dalla versione installata.

Dal pannello delle miniature puoi inoltre:

• aggiungere o eliminare pagine;
• ruotare una pagina acquisita nel verso sbagliato;
• cambiare l'ordine trascinando le miniature;
• copiare una pagina tra due PDF aperti;
• aggiungere commenti, evidenziazioni e disegni a mano libera.

Se devi soltanto unire, dividere o estrarre pagine senza toccare il contenuto, PDFsam Basic resta una soluzione più essenziale. La differenza è importante: PDFsam Basic gestisce la struttura delle pagine, mentre ONLYOFFICE prova a modificare anche ciò che si trova dentro la pagina.

Come usare l'OCR per un PDF scansionato

OCR significa riconoscimento ottico dei caratteri. Serve a trasformare l'immagine di una pagina in testo selezionabile e riutilizzabile. Nelle versioni recenti di ONLYOFFICE la funzione è disponibile tramite gli strumenti OCR; nelle diverse installazioni può apparire tra i plugin o tra le funzioni dedicate ai PDF.

La procedura tipica consiste nell'aprire la scansione, avviare l'OCR, scegliere la lingua italiana e far riconoscere il contenuto. Il testo ottenuto deve poi essere controllato manualmente. Timbri, colonne, fotografie, caratteri piccoli, fogli inclinati e scansioni poco nitide aumentano gli errori.

L'OCR è utile per recuperare una frase o rendere ricercabile un documento, ma non garantisce di ricostruire perfettamente l'impaginazione. Se devi conservare tabelle complesse, intestazioni o moduli, confronta riga per riga il risultato con la scansione.

Nascondere dati riservati: usare Redact, non un rettangolo nero

Coprire un codice fiscale o un numero di conto con una forma nera non significa necessariamente eliminarlo: il testo sottostante potrebbe restare selezionabile o recuperabile.

ONLYOFFICE include la funzione Redact, introdotta nelle versioni recenti dell'editor PDF. Consente di contrassegnare testo, intere pagine o parole trovate con la ricerca e applicare l'oscuramento in modo permanente. Prima di confermare:

1. lavora su una copia;
2. seleziona soltanto le informazioni da rimuovere;
3. applica la redazione;
4. salva il risultato con un nuovo nome;
5. prova a cercare e copiare il contenuto nascosto per verificare che non sia più presente.

La redazione è un'operazione irreversibile sul file salvato. Non usarla sull'unica copia disponibile.

PDF protetti da password e documenti firmati

ONLYOFFICE può chiedere la password quando attivi la modifica di un PDF protetto. Questo non permette di aggirare la protezione: devi essere autorizzato e conoscere la password corretta.

Su un PDF firmato digitalmente la modifica è ancora più delicata. La firma protegge l'integrità del contenuto; cambiare anche un solo elemento dopo la firma può far risultare il documento modificato e rendere non valida la verifica. Conserva l'originale firmato e, se serve una correzione, chiedi al mittente di produrre e firmare una nuova versione.

Firma grafica e firma digitale non sono la stessa cosa

Nei moduli PDF recenti ONLYOFFICE permette di compilare un campo firma digitando il nome, disegnandolo con mouse o touchscreen oppure caricando un'immagine. È una firma grafica inserita nel documento: può essere utile per approvare informalmente un modulo, ma non coincide automaticamente con una firma elettronica qualificata o con una firma digitale basata su certificato.

Per capire quando usare una firma grafica, la CIE, il formato PAdES o un file P7M consulta la guida TecnoTorino su come firmare un PDF.

ONLYOFFICE funziona davvero offline?

Sì, quando apri e salvi documenti locali con l'applicazione desktop. In questo scenario il PDF può restare sul computer e non deve essere caricato in un editor web.

La risposta cambia se colleghi un archivio cloud, installi plugin che comunicano con servizi esterni o configuri un fornitore AI. Queste funzioni possono trasmettere contenuti o richieste al servizio selezionato. Per documenti riservati verifica le impostazioni, evita integrazioni non necessarie e leggi le condizioni del fornitore prima di attivarle.

L'uso offline non elimina gli altri rischi: il computer deve essere aggiornato, protetto da accessi non autorizzati e incluso in una procedura di backup adeguata.

ONLYOFFICE, PDFsam o un servizio online: quale scegliere?

ONLYOFFICE è quindi una delle opzioni desktop gratuite più complete per chi deve correggere contenuti senza limitarsi alla gestione delle pagine. Non sostituisce però ogni strumento professionale: documenti complessi, scansioni difficili, prestampa e firme certificate richiedono software o procedure specifiche.

Quando ha senso usarlo in ufficio

Per un singolo documento puoi installare ONLYOFFICE e seguire i passaggi descritti. In uno studio, un negozio o un'azienda conviene invece definire prima dove vengono salvati i file, chi può modificarli, come vengono nominati e quale copia entra nel backup.

Nel catalogo TecnoTorino puoi consultare PC desktop e All-in-One ricondizionati, notebook e stampanti multifunzione e scanner adatti alla gestione documentale. Per più postazioni possiamo valutare a preventivo installazione, configurazione, cartelle condivise e backup. La richiesta può essere inviata dal modulo di contatto, indicando il numero di computer e il tipo di flusso documentale da organizzare.

Fonti ufficiali consultate

• ONLYOFFICE Desktop Editors
• Guida ufficiale alla modifica dei PDF
• Guida ufficiale al plugin OCR
• Changelog di ONLYOFFICE Desktop Editors
• Repository ufficiale ONLYOFFICE Desktop Editors
• Guida ufficiale alla redazione dei dati nei PDF

Funzioni e versione controllate il 4 agosto 2026. Interfaccia, disponibilità dei plugin e condizioni dei servizi collegati possono cambiare: verifica sempre la documentazione ufficiale prima dell'installazione.